Postayı düzenleme: klasörler, kategoriler, kurallar ve arama

Bu derste öğreneceklerin

Klasör oluşturmak, iletileri taşımak ve arşivlemek
Önemli iletileri bayrak, sabitleme ve kategorilerle işaretlemek
Kurallar ve Sweep ile ayıklamayı otomatikleştirmek, arama ve filtrelerle ileti bulmak

Elvin'in Inbox klasöründe 2.000 ileti var. Yöneticisi soruyor: “Geçen ay Kür Lojistik'ten gelen sözleşmeyi bana iletebilir misin?” Elvin listede on dakika geziniyor. İş arkadaşı Aysel ise aynı iletiyi beş saniyede buluyor. Onun sırrı: birkaç klasör, renkli kategoriler, otomatik kurallar ve akıllı arama.

Klasörler ve arşiv

Klasör oluştur: klasör bölmesinde Inbox'a sağ tıkla › Create new subfolder, bir ad yaz ve Enter'a bas.
Taşı: iletiyi fareyle bir klasörün üzerine sürükle ya da Home › Move to'yu seçip klasörü göster. Ctrl ile birkaç iletiyi seçip birlikte taşıyabilirsin.
Arşivle: Home › Archive iletiyi Archive klasörüne gönderir. İleti silinmez, aramada bulunur; yalnızca Inbox'ı kalabalıklaştırmaz.

Bayraklar, sabitleme ve kategoriler

Araç	Ne yapar	Ne zaman kullanılır
`Flag`	İletiyi yapılacak iş olarak işaretler; To Do'daki `Flagged email` listesine düşer	Yanıt ya da iş gerektiren iletiler
`Pin`	İletiyi listenin en üstünde sabitler (yeni Outlook ve web)	Sık baktığın bilgiler: bilet, adres, talimat
`Categorize`	İletiye bir ya da daha fazla renkli etiket verir	Konuya ya da projeye göre gruplama: “Bütçe”, “Fuar”
`Snooze`	İletiyi gizler ve seçtiğin zamanda `Inbox`'a geri getirir (yeni Outlook ve web)	Zamanı henüz gelmemiş işler

Kategoriyi Home › Categorize ile atarsın. Varsayılan kategoriler renk adları taşır (Blue category, Red category…). Bunları Settings › Accounts › Categories bölümünde yeniden adlandırabilir, yenilerini oluşturabilirsin. Kategoriler takvim etkinliklerinde de çalışır: örneğin tüm “Fuar” iletileri ve toplantıları aynı turuncu renkte olabilir.

Kurallar ve Sweep

1
Kuralı başlat
Örnek bir iletiye sağ tıkla › Rules › Create rule. Tam düzenleyici için: Settings › Mail › Rules › Add new rule. Klasik Outlook'ta: Home › Rules › Create Rule.
2
Koşul ve eylem seç
Her kuralın bir adı, koşulu ve eylemi vardır. Örneğin: koşul — gönderen news@kurlogistika.az, eylem — Move to › “Bültenler” klasörü. Add a condition, Add an action ve Add an exception ile daha fazlasını ekleyebilirsin.
3
Kaydet ve eski iletilere uygula
Save'e tıkla. Kural yeni gelen iletilere uygulanır; klasörde zaten olan iletiler için kurallar listesindeki Run rule now simgesine tıkla. Bu kuraldan sonra başka kuralların çalışmasını istemiyorsan Stop processing more rules kutusunu işaretle.

Sweep (yeni Outlook ve web), tek bir gönderenin iletilerini tek tıkla temizler. Bir ileti seç › Sweep ve seçeneklerden birini al: o gönderenin Inbox'taki tüm iletilerini silmek ya da taşımak, bunu gelecekteki iletilere de uygulamak, yalnızca en sonuncuyu tutmak veya 10 günden eski olanları temizlemek. Junk Email, Drafts, Sent Items ve Deleted Items klasörlerinde Sweep yoktur.

Arama ve filtreler

Üstteki Search kutusuna bir sözcük yaz; Outlook tüm klasörlerde, eklerin adında ve metninde arar. Arama kutusunun sağ ucundaki filtre simgesi gönderen, alıcı, konu, tarih ve ekler için bir form açar. İleti listesinin üstündeki Filter düğmesi ise geçerli klasörde yalnızca okunmamış, bayraklı ya da ekli iletileri gösterir.

Sözleşmeyi 5 saniyede bul

Elvin, Kür Lojistik'ten Reşat Guliyev'in gönderdiği, konusunda “sözleşme” geçen iletiyi arıyor.

Çözümü göster

1. Arama kutusuna tıkla.
2. Şunu yaz: from:Reşat subject:sözleşme
3. Enter'a bas; yalnızca Reşat'tan gelen ve konusunda “sözleşme” geçen iletiler kalır.
4. Bulduğun iletiye “Kür Lojistik” kategorisini ver ki bir dahaki sefere daha da çabuk bulunsun.

İletiye bayrak koy ya da bayraklı iletiyi tamamlandı olarak işaretleInsert

Arama kutusuna geç (klasik Outlook; F3 de olur). Web'de: Alt+QCtrl+E

İletiyi bir klasöre taşı (klasik Outlook)Ctrl+Shift+V

Seçili iletiyi arşivle (klasik Outlook)Backspace

Deleted Items'a uğramadan kalıcı olarak sil — dikkatli kullan!Shift+Delete

Önemli noktalar

Birkaç geniş klasör ve Archive yeterlidir; işin bittiği iletiyi arşivle.
Flag — yapılacak iş, Pin — üstte sabitle, Categorize — renkli etiket, Snooze — sonra hatırlat.
Bir kuralın adı, koşulu ve eylemi vardır; Run rule now onu mevcut iletilere de uygular.
Sweep tek bir gönderenin iletilerini toplu olarak siler ya da taşır.
from: ve subject: işleçleri aramayı daraltır, Filter ise geçerli klasörü süzer.

Kendini test et

10 soru. Her doğru cevap XP kazandırır.

1 / 10

Home › Archive komutu iletiye ne yapar?