Порядок в почте: папки, категории, правила и поиск

В этом уроке ты узнаешь

Создавать папки, перемещать и архивировать письма
Отмечать важные письма флажками, закреплением и категориями
Автоматизировать сортировку правилами и Sweep, находить письма поиском и фильтрами

У Эльвина в папке Inbox 2 000 писем. Руководитель спрашивает: «Можешь переслать мне договор от «Кюр Логистики», который пришёл в прошлом месяце?» Эльвин десять минут листает список. А его коллега Айсель находит то же письмо за пять секунд. Её секрет — несколько папок, цветные категории, автоматические правила и умный поиск.

Папки и архив

Создай папку: в области папок щёлкни правой кнопкой по Inbox › Create new subfolder, введи имя и нажми Enter.
Перемести: перетащи письмо мышью на папку или выбери Home › Move to и укажи папку. Несколько писем можно выделить с Ctrl и переместить разом.
Архивируй: Home › Archive отправляет письмо в папку Archive. Оно не удаляется и находится поиском, просто больше не загромождает Inbox.

Флажки, закрепление и категории

Инструмент	Что делает	Когда использовать
`Flag`	Помечает письмо как дело к выполнению; оно попадает в список `Flagged email` в To Do	Письма, требующие ответа или действия
`Pin`	Закрепляет письмо вверху списка (новый Outlook и веб)	То, что часто нужно под рукой: билет, адрес, инструкция
`Categorize`	Присваивает письму одну или несколько цветных меток	Группировка по теме или проекту: «Бюджет», «Выставка»
`Snooze`	Прячет письмо и возвращает его в `Inbox` в выбранное время (новый Outlook и веб)	Дела, срок которых ещё не наступил

Категория присваивается через Home › Categorize. Стандартные категории названы по цветам (Blue category, Red category…). Переименовать их или создать новые можно в Settings › Accounts › Categories. Категории работают и для событий календаря: например, все письма и встречи по теме «Выставка» будут одного оранжевого цвета.

Правила и Sweep

1
Начни правило
Щёлкни правой кнопкой по письму-образцу › Rules › Create rule. Полный редактор: Settings › Mail › Rules › Add new rule. В классическом Outlook: Home › Rules › Create Rule.
2
Выбери условие и действие
У каждого правила есть имя, условие и действие. Например: условие — отправитель news@kurlogistika.az, действие — Move to › папка «Рассылки». Добавить ещё можно через Add a condition, Add an action и Add an exception.
3
Сохрани и примени к старым письмам
Нажми Save. Правило срабатывает для новых писем; для уже лежащих в папке нажми значок Run rule now в списке правил. Отметь Stop processing more rules, если после этого правила остальные выполняться не должны.

Sweep (новый Outlook и веб) одним щелчком расчищает письма одного отправителя. Выбери письмо › Sweep и один из вариантов: удалить или переместить все письма этого отправителя из Inbox, делать так и с будущими письмами, оставлять только последнее или убирать всё старше 10 дней. В папках Junk Email, Drafts, Sent Items и Deleted Items функции Sweep нет.

Поиск и фильтры

Введи слово в поле Search вверху — Outlook ищет по всем папкам, включая имена и текст вложений. Значок фильтра справа в поле поиска открывает форму: отправитель, получатель, тема, даты, вложения. А кнопка Filter над списком писем показывает в текущей папке только непрочитанные, помеченные флажком или письма с вложениями.

Найди договор за 5 секунд

Эльвин ищет письмо от Рашада Гулиева из «Кюр Логистики», в теме которого есть слово «договор».

Показать решение

1. Щёлкни поле поиска.
2. Введи: from:Рашад subject:договор
3. Нажми Enter — останутся только письма от Рашада со словом «договор» в теме.
4. Присвой найденному письму категорию «Кюр Логистика», чтобы в следующий раз найти его ещё быстрее.

Поставить флажок или отметить помеченное письмо выполненнымInsert

Перейти в поле поиска (классический Outlook; можно и F3). В веб-версии — Alt+QCtrl+E

Переместить письмо в папку (классический Outlook)Ctrl+Shift+V

Архивировать выбранное письмо (классический Outlook)Backspace

Удалить навсегда, минуя Deleted Items, — осторожно!Shift+Delete

Главное

Достаточно нескольких крупных папок и Archive; письмо, с которым закончил, архивируй.
Flag — дело к выполнению, Pin — закрепить вверху, Categorize — цветная метка, Snooze — напомнить позже.
У правила есть имя, условие и действие; Run rule now применяет его и к уже полученным письмам.
Sweep массово удаляет или перемещает письма одного отправителя.
Операторы from: и subject: уточняют поиск, а Filter отбирает письма в текущей папке.

Проверь себя

Вопросов: 10. Каждый правильный ответ приносит XP.

1 / 10

Что команда Home › Archive делает с письмом?