Şablonlar, adres mektup birleştirme, yazdırma ve paylaşım

Bu derste öğreneceklerin

Hazır bir şablonu kullanmak ve kendi şablonunu .dotx olarak kaydetmek
Bir Excel listesinden adres mektup birleştirme yapmak
Yazdırma ayarlarını seçmek, belgeyi paylaşmak ve erişilebilirliğini denetlemek

Bir olimpiyata 30 öğrenci katıldı ve her birine adının yazılı olduğu bir sertifika gerekiyor. 30 belgeyi tek tek doldurmak bir saat sürer ve mutlaka bir yerde hata olur. Word'de ise tek bir sertifika hazırlar, Excel'deki ad listesini bağlarsın; birkaç dakikada 30 hazır sayfa elde edersin. Bu derste Word'de işini hızlandıran ve başkalarıyla paylaşmana yardım eden araçları öğreneceksin.

Şablonlar

Şablon, yeni belgeler için hazır bir kalıptır: düzen, stiller, logo, hatta örnek metin. File › New penceresinde arama kutusuna “resume”, “invitation” ya da “certificate” gibi bir sözcük yaz ve bir şablon seç; Word ondan yeni bir belge oluşturur, şablonun kendisi değişmez. Kendi antetli kâğıdını (örneğin sınıfının resmî yazısını) şablon olarak kaydetmek için File › Save As penceresinde Word Template (*.dotx) türünü seç. Sonra onu File › New › Personal bölümünde bulursun.

Adres mektup birleştirme (Mail Merge)

Tanım

Adres mektup birleştirme (Mail Merge)

Tek bir ana belgeyi bir veri listesiyle birleştirerek her satır için ayrı bir mektup, sertifika, zarf ya da etiket oluşturmak.

Örnek: 30 sertifika

Bir Excel dosyasında Name (ad), Class (sınıf) ve Place (derece) sütunları var, her satırda bir öğrenci bulunuyor. Her öğrenci için kendi adı, sınıfı ve derecesinin yazılı olduğu bir sertifika hazırla.

Çözümü göster

1. Sertifikanın metnini yaz, bilgilerin geleceği yerleri boş bırak.
2. Mailings › Start Mail Merge › Start Mail Merge › Letters'ı seç.
3. Mailings › Select Recipients › Use an Existing List… ile Excel dosyasını ve sayfayı seç (sayfanın ilk satırında sütun başlıkları olmalı).
4. İmleci adın geleceği yere koy ve Mailings › Insert Merge Field › Name'i seç; metinde «Name» alanı belirir. Aynı şekilde «Class» ve «Place» ekle.
5. Mailings › Preview Results'a tıkla ve oklarla birkaç öğrencinin sertifikasına bak.
6. Mailings › Finish & Merge › Edit Individual Documents… › All'ı seç; Word her öğrenci için bir sayfa içeren yeni bir belge oluşturur. Onu kontrol et, kaydet ve yazdır.

Aynı listeden zarf ve etiket de hazırlayabilirsin: Mailings › Start Mail Merge listesinde Envelopes… ya da Labels…'ı seç. Adım adım rehber istersen Step-by-Step Mail Merge Wizard…'ı seç.

Yazdırma

File › Print (Ctrl+P) — solda ayarlar, sağda önizleme. Üstte Copies (kopya sayısı) ve yazıcı seçilir.
Print All Pages listesinde Print Current Page (geçerli sayfa) ya da Custom Print'i seç; Pages kutusuna örneğin 1-3,5 yaz; 1, 2, 3 ve 5. sayfalar yazdırılır.
Print One Sided yerine Print on Both Sides (yazıcı destekliyorsa) ya da Manually Print on Both Sides'ı seç; kâğıt tasarrufu sağlar.
En alttaki 1 Page Per Sheet listesi bir yaprağa 2, 4 ya da daha fazla sayfa sığdırır; taslakları kontrol etmek için kullanışlıdır.

Paylaşım, birlikte yazma ve erişilebilirlik

Sağ üst köşedeki Share düğmesi belgeyi OneDrive'a kaydeder ve başkalarını davet etmeni sağlar: bir e-posta adresi yaz ya da bağlantıyı kopyala ve izni seç: düzenleyebilir (Can edit) ya da yalnızca görüntüleyebilir (Can view). Birkaç kişi aynı belgeyi aynı anda düzenleyebilir: herkesin imleci kendi renginde görünür, değişiklikler birkaç saniyede herkese ulaşır. Bir açıklamada @ yazıp bir arkadaşının adını seçersen ona bildirim gider.

1
Erişilebilirliği denetle
Review › Accessibility › Check Accessibility'yi aç. Bölme sorunları listeler: alternatif metni olmayan resimler, başlık satırı olmayan tablolar, zor okunan renkler. Her birine tıkla ve önerilen düzeltmeyi seç.
2
Gizli bilgileri temizle
File › Info › Check for Issues › Inspect Document, belgede kalmış açıklamaları, izlenen değişiklikleri ve yazar adı gibi kişisel bilgileri bulur ve kaldırmayı önerir.
3
Gönder
Belge değişmeyecekse PDF olarak gönder; birlikte üzerinde çalışacaksanız Share ile bağlantı paylaş.

Zaman kazandıran kısayollar

Yazdırma ve baskı önizlemeCtrl+P

Köprü (bağlantı) ekleCtrl+K

Son işlemi yineleF4

Son düzenleme yerine dönShift+F5

Biçimi kopyala (Ctrl+Shift+V — biçimi yapıştır)Ctrl+Shift+C

Şeritte Tuş İpucu harflerini göster: komutları fare olmadan seçAlt

Arama kutusu: komutu adıyla bulAlt+Q

Etkileşimli

Simülasyon yükleniyor…

Kursun en önemli kısayollarını tekrar et.

Önemli noktalar

Şablon yeni belgeler için bir kalıptır; kendininkini Word Template (*.dotx) olarak kaydet.
Adres mektup birleştirme: Start Mail Merge › Select Recipients › Insert Merge Field › Preview Results › Finish & Merge.
Ctrl+P yazdırmayı açar; yalnızca gereken sayfaları Custom Print ile yazdır.
Share ile birkaç kişi bir belgeyi aynı anda düzenleyebilir.
Göndermeden önce belgeyi Check Accessibility ve Inspect Document ile denetle.

Kendini test et

10 soru. Her doğru cevap XP kazandırır.

1 / 10

Kendi antetli kâğıdını şablon olarak kaydetmek için hangi dosya türünü seçmelisin?