Sıralama, filtreleme ve Excel tabloları

Leyla'nın satış kaydında 300 satır var: tarih, şube, ürün, tutar. Yöneticisi soruyor: “En büyük satışlar hangileri? Bana yalnızca Gence şubesinin mart satışlarını göster.” Bu sorulara saniyeler içinde cevap vermek için iki araç gerekir: sıralama ve filtreleme. Excel tablosu ise ikisini de daha kolay hâle getirir.

Sıralama

Basit bir sıralama için gereken sütunda tek bir hücreye tıkla ve Data › Sort & Filter › Sort A to Z ya da Sort Z to A seç. Sayılarda bu küçükten büyüğe ve tersi, tarihlerde eskiden yeniye ve tersi demektir. Excel satırları bütün olarak taşır; böylece her satırın bilgisi bir arada kalır.

1. 1
   Sort penceresini aç

   Verilerin içinde bir hücreye tıkla ve Data › Sort & Filter › Sort seç. My data has headers kutusunun işaretli olduğunu kontrol et.

2. 2
   Birinci düzey

   Sort by listesinden Branch sütununu, Order alanında A to Z seç.

3. 3
   İkinci düzeyi ekle

   Add Level'a tıkla, Then by alanında Amount ve Largest to Smallest seç, ardından OK'e bas. Artık her şubenin satışları büyükten küçüğe sıralanır.

Filtreleme

Data › Sort & Filter › Filter (Ctrl+Shift+L) başlıkların yanına açılır oklar ekler. Bir oka tıkla ve yalnızca gereken değerleri işaretle, örneğin Ganja. Metin sütunlarında Text Filters › Contains…, sayı sütunlarında Number Filters › Greater Than…, Top 10… ve Above Average, renkli hücreler içinse Filter by Color bulunur. Uymayan satırlar silinmez, yalnızca gizlenir: satır numaraları maviye döner ve başlık düğmesinde huni simgesi görünür. Hepsini geri getirmek için Data › Sort & Filter › Clear seç.

Excel tablosu (`Ctrl+T`)

1. 1
   Tabloyu oluştur

   Verilerin içinde bir hücreye tıkla ve Ctrl+T'ye bas (ya da Insert › Tables › Table). Aralığı kontrol et, My table has headers kutusunu işaretle ve OK'e tıkla.

2. 2
   Ad ve stil ver

   Yeni Table Design sekmesinde Table Name alanına örneğin Sales yaz ve Table Styles galerisinden bir renk seç.

3. 3
   Toplam satırını aç

   Table Design › Table Style Options › Total Row kutusunu işaretle. Tablonun altında bir toplam satırı oluşur; her hücresindeki listeden Sum, Average, Count ve diğerlerini seçebilirsin.

• Başlıklarda filtre düğmeleri otomatik görünür, satırlar dönüşümlü renklerle (banded rows) boyanır.
• Tablonun hemen altına yazılan yeni satır, biçim ve formüllerle birlikte tabloya katılır.
• Bir hücreye yazılan formül kendiliğinden bütün sütuna yayılır (hesaplanan sütun), örneğin =[@Price]*[@Qty].
• Formüllerde adresler yerine adlar kullanılır: =SUM(Sales[Amount]); tablo büyüdükçe formül de kendiliğinden genişler.
• Aşağı kaydırdığında sütun harflerinin yerinde tablonun başlıkları görünür.