Koşullu biçimlendirme ve veri doğrulama

Bir öğretmen 50'nin altındaki puanların listede kendiliğinden kırmızı görünmesini ve kimsenin yanlışlıkla 150 puan yazamamasını istiyor. Excel'de bunun için iki araç var: koşullu biçimlendirme hücrenin görünümünü değerine göre değiştirir, veri doğrulama ise hatalı veri girilmesini engeller.

Koşullu biçimlendirme

Tüm kurallar Home › Styles › Conditional Formatting menüsündedir. Kural bir kez kurulur; değer değişince renk de kendiliğinden değişir. Başlıca türler şunlardır:

1. 1
   Aralığı seç

   Puanların bulunduğu hücreleri seç, örneğin B2:B30.

2. 2
   Kuralı seç

   Home › Styles › Conditional Formatting › Highlight Cells Rules › Less Than… öğesine tıkla.

3. 3
   Sınırı ve biçimi belirle

   Kutuya 50 yaz, listeden Light Red Fill with Dark Red Text seç ve OK'e tıkla. Puan 50'nin altına düştüğü anda hücre kırmızı olur.

Formüllü kural: bütün satırı renklendir

Yalnızca puanı değil, öğrencinin bütün satırını renklendirmek için A2:D30'u seç ve Conditional Formatting › New Rule… › Use a formula to determine which cells to format seçeneğini aç. Formülü seçimin sol üst hücresi için yaz: =$D2<50. $ D sütununu sabitler; böylece satırdaki her hücre aynı D hücresini kontrol eder, satır numarası ise göreli kalır. Formül TRUE döndürünce Excel biçimi uygular. Kuralları düzenlemek için Manage Rules…, silmek için Clear Rules seç.

Veri doğrulama

1. 1
   Pencereyi aç

   B2:B30'u seç ve Data › Data Tools › Data Validation'a tıkla.

2. 2
   Kuralı kur

   Settings sekmesinde Allow: Whole number, Data: between, Minimum: 0, Maximum: 100 seç.

3. 3
   İpucu ekle

   Input Message sekmesine hücre seçildiğinde görünecek metni yaz, örneğin “0 ile 100 arasında bir tam sayı girin”.

4. 4
   Hata uyarısını seç

   Error Alert sekmesinde bir stil seç: Stop yanlış değeri kabul etmez, Warning sorar, Information ise yalnızca bilgi verir. OK'e tıkla.

Açılır liste için Allow: List seç ve değerleri Source alanına yaz: Bakü,Gence,Sumgayıt (bazı bölge ayarlarında virgül yerine noktalı virgül gerekir) ya da sayfadaki bir aralığı göster: =$H$2:$H$4. Artık hücrenin yanında bir ok görünür ve kullanıcı değeri listeden seçer; “bakü” ya da sonunda boşluk olan “Bakü ” gibi yazım farkları ortadan kalkar.